Удалённая работа: порядок оформления и ключевые аспекты для успешного выполнения трудовых обязанностей

Дистанционная работа стала привычным форматом. Пандемия COVID 19 научила мир работать онлайн. Удалённых сотрудников привлекает возможность появляться в офисе лишь по необходимости. Особенно много специальностей, где подходит удалёнка, — в IT.

Всё больше компаний предлагают гибридный или полностью дистанционный формат работы. Однако трудоустройство на удалёнке имеет свои особенности, которые нужно учитывать работодателям и работникам. О них рассказываем в этой статье.

До ковида «удалёнка» была чем-то диковинным. Такой формат работы оформляли по-разному, в том числе, опираясь на полуофициальные инструкции. Но эпидемия и повальный перевод сотрудников на удалёнку принесли столько неразберихи и споров, что законодателю пришлось оперативно вмешаться.

Достаточно быстро издали Федеральный закон от 08.12.2020 №407-ФЗ, который расширил Трудовой кодекс РФ целой главой 49.1. И уже с 01.01.2021 мы получили чёткое понимание не только о дистанционной работе (она же удалёнка), но и инструкции, как оформить такой формат работы, чтобы защитить интересы работодателя и сотрудника.

Теперь работодателям не нужно изобретать велосипед и можно ограничиться лишь внутренними документами компаниями, чтобы установить дополнительные условия сотрудничества.

Проконсультируйтесь с нашим юристом при найме удалённых сотрудников!

На постоянном дистанте работник всё время трудится вне офиса.

Для оформления таких трудовых отношений как обычно заключается трудовой договор (ТД) на определённый срок или бессрочно. Но есть важная особенность: в договоре нужно обязательно прописать, что работа осуществляется дистанционно.

Кстати, для действующих сотрудников перевод на удалёнку на постоянной основе можно оформить дополнительным соглашением к ТД.

Временный переход на дистанционный формат работы осуществляется на основании дополнительного соглашения к ТД или приказа работодателя (при возникновении острой необходимости).

Такой формат весьма востребован в периоды карантинов или при ЧС. Однако он не может длиться больше полугода.

Гибридный формат работы предполагает, что сотрудник часть времени работает из дома, а часть — в офисе. Условия чередования явок в офис и удалённой работы закрепляются в дополнительном соглашении к ТД.

Посоветуйтесь с нашим юристом что выбрать для вашего случая!

Как говорилось выше, оформить перевод на удалёнку можно:

• В дополнительном соглашении к ТД, в котором фиксируются новый режим работы, сроки удалёнки, порядок отчётности и т. д.
• Или приказом о временном переводе, с которым работник знакомится под подпись.

Приём нового дистанционного сотрудника оформляется по всем правилам, но со своими особенностями.

ТД с дистанционным работником заключают в письменной форме и указывают все условия, предусмотренных трудовым законодательством.

В ТД необходимо указать:

• Дистанционный характер работы.
• Место работы (если оно может быть определено).
• Режим работы и отдыха.
• Порядок взаимодействия (электронная переписка, мессенджеры, корпоративные системы).
• Способ передачи документов (электронный документооборот, Почта России).
• Порядок оплаты труда.
• Гарантии и компенсации (оплата интернета, обеспечение оборудованием и т.д.).
• Условия о социальном страховании и другие условия.

После заключения ТД работодатель издаёт приказ о приёме на работу удалённого работника. Содержание приказа должно соответствовать условиям ТД.

На усмотрение работника сведения об удалёнке могут быть внесены в трудовую книжку при её предоставлении на физическом носителе или путём направления работодателем соответствующих сведений в Социальный фонд России.

ТД может быть заключён путём обмена документами в электронном виде с использованием УКЭП/УНЭП (наниматель применяет только усиленную квалифицированную электронную подпись, а для работника допустима усиленная неквалифицированная электронная подпись).

Можно обмениваться сканами бумажных документов, подписанными собственноручными подписями сторон, если это предусмотрено локальными актами работодателя.

Обезопасьте себя! Проконсультируйтесь с нашим юристом!

Удалённая работа не всегда предполагает стандартный график.

В ТД или внутренних актах компании работодатель может установить определённый режим работы (фиксированные начало и конец рабочего дня, перерывы и т. д.). Или оставить свободный график на усмотрение работника при условии, что поставленные задачи будут выполнены в срок.

Для оценки производительности работодатель может установить свою систему: регулярная проверка выполненных задач, отчёты о проделанной работе и т. д.

Рабочее время можно учитывать в электронном формате (например, тайм-трекеры, отчеты). Однако работодатель не вправе требовать онлайн-наблюдения (камеры, скриншоты экрана) без согласия сотрудника.

Для работы дистанционному сотруднику может потребоваться, помимо компьютера с доступом в интернет, специализированное оборудование и программное обеспечение. Все это необходимо отразить в ТД.

Работодатель обязан предоставить сотруднику всё необходимое для работы (от техники до канцелярии). Но работник может использовать и личное оборудование или взятое в аренду. В таком случае важно оговорить порядок и размер денежной компенсации*, которую выплатит наниматель. Эти обстоятельства также следует зафиксировать в договоре.

*На заметку: компенсация интернета/электричества обсуждается отдельно (не гарантирована ТК РФ).

Работодатель должен обеспечить защиту конфиденциальной информации, особенно при работе с персональными данными. Работник также должен соблюдать меры безопасности, чтобы предотвратить утечку информации.

Поэтому в ТД разумно включить условия о том, что для безопасности данных работник обязан пользоваться определёнными программами (предоставленными работодателем), на какие сторонние ресурсы (сайты, соцсети и т. д.) работнику запрещено заходить с компьютера в рабочее время и т. д.

Работодатель не обязан проводить спецоценку условий труда на дому (например, установление противопожарных систем). Но должен инструктировать по технике безопасности (например, при работе за компьютером). А при наличии риска получения удалённым сотрудником травм или профзаболеваний при выполнении рабочих задач работодатель должен его застраховать и делать соответствующие отчисления в Социальный фонд России.

В целом удалённым работникам предоставляются те же трудовые гарантии, что и офисным сотрудникам. Это касается оплаты труда, отпусков, больничных и других аспектов.

Важное правило, введённое в ТК РФ с 2021 года, — работодатель не имеет права снижать зарплату сотруднику, переведённому или принятому на дистант. Уровень его зарплаты должен таким же, как если бы он работал в офисе.

Способы и порядок расчётов с таким сотрудником должны быть оговорены в ТД. Впрочем, они ничем не отличаются от того, что положено офисным работникам.

Однако оплата переработок или работы в выходные дни может вызвать затруднения. Эти условия очень трудно унифицировать, поскольку в случае удалённой работы сложнее контролировать рабочее время сотрудника. Поэтому важно заранее продумать и оговорить условия оплаты сверхурочных часов или переработок в индивидуальном порядке.

Поговорите с нашим юристом обо всех нюансах!

Процедура стандартная (по соглашению сторон, по собственному желанию и т. д.). Не будем подробно останавливаться на ней, а лучше рассмотрим особенности.

• Увольнение, как и трудоустройство можно оформить через ЭДО. Но работодатель в любом случае должен вручить (лично или переслать с уведомлением) сотруднику удостоверенную копию приказа в бумажном виде в течение трёх рабочих дней.
• Уведомление о расторжении трудовых отношений можно направить по электронной почте, через мессенджеры или другие средства связи, если это предусмотрено ТД и локальными актами организации. Если сотрудник игнорирует уведомление, работодатель может отправить его заказным письмом. При этом важно сохранить доказательства отправки уведомления и при исчислении сроков не забыть о разнице в часовых поясах, если таковая имеется.
• Специальные основания для увольнения: сотрудник не реагирует на сообщения работодателя от двух рабочих дней кряду или перебрался в местность, из которой не сможет трудиться на условиях, установленных в ТД.

Об особенностях трудоустройства иностранцев и граждан РФ, живущих больше 6 месяцев в году за пределами Родины, в российской компании, в том числе о специфике налогообложения дохода таких лиц мы рассказали в статье «Юридические аспекты оформления удалённой работы за границей: как обойтись без рабочей визы?».

Добавим следующее:

• Для трудоустройства на удалённую работу в России иностранному работнику могут потребоваться специальные разрешения, лицензия или патент.
• Удалённая работа не является основанием для получения вида на жительство (ВНЖ) или разрешения на временное проживание (РВП) в стране трудоустройства.
• Взносы на пенсионное, социальное, медицинское страхование с выплат иностранному работнику, находящемуся за пределами России, не уплачиваются в любом случае, что лишает таких работников пенсионного стажа в России и права на соцвыплаты при болезни, декрете и т. д.

Как мы видим, трудоустройство на удалённой работе имеет свои преимущества, но требует особого подхода при оформлении. От того, насколько чётко прописаны условия в договоре, учтены требования закона и нюансы материально-технического обеспечения такого работника, зависят комфортное взаимодействие всех участников процесса и минимизация трудовых споров, что в свою очередь повысит результативность сотрудничества.

Поэтому настоятельно рекомендуем перед началом работы воспользоваться помощью квалифицированного специалиста в области трудового права, который тщательно изучит конкретную ситуацию и корректно составит необходимые документы, чтобы вы избежали юридических проблем в будущем.